Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Taidemaalariliiton henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta 2016/679 (“GDPR”), joka astui voimaan 25.5.2018. Asetuksen tarkoituksena on lisätä yksilön oikeuksia omien henkilötietojensa hallinnassa ja käsittelyssä.
Rekisterin nimi: Taidemaalariliiton jäsen-, asiakas- ja sidosryhmärekisteri
Rekisterinpitäjä: Taidemaalariliitto, Erottajankatu 9 B, 00130 Helsinki
Y-tunnus: 0202382-0
Yhteyshenkilö: Jäsensihteeri, Johanna Lemettinen, johanna.lemettinen(at)painters.fi, puh. 044 722 0732
Rekisterin tekninen toteutus: Gruppo Software Oy
Rekisterin tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Taidemaalariliiton yhteydenpito jäseniin, asiakkaisiin ja sidosryhmiin. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus, sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Rekisteriin tallennetaan myös henkilötunnus ja syntymä/kuolinpäivä, kun kyseessä on Taidemaalariliiton jäsen.
Jäsenhaku: Taidemaalariliiton jäsenhaussa hakijan tiedot tallennetaan hakuprosessin ajaksi. Hylätyksi tulleiden hakijoiden kaikki tiedot poistetaan rekisteristä viimeistään neljän kuukauden kuluttua hakuajan päättymisestä. Jäsenhakijoiden ei suositella laittavan hakuprosessissa vaadittavaan ansioluetteloon muita henkilötietojaan kuin nimensä.
tm•gallerian näyttelyhaku: tm•gallerian näyttelyhaussa hakijan tiedot tallennetaan hakuprosessin ajaksi. Hylätyksi tulleiden hakijoiden kaikki tiedot poistetaan rekisteristä viimeistään neljän kuukauden kuluttua hakuajan päättymisestä.
Tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta hakulomakkeista, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Rekisterin suojaus
Rekisteriä säilytetään suojamuurin takana sähköisessä muodossa. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja luottamuksellisuutta. Rekisteri on ainoastaan niiden Taidemaalariliiton työntekijöiden käytettävissä, jotka tarvitsevat siitä ilmeneviä tietoja työtehtävissään. Jokaisesta toimenpiteestä jää rekisteriin muistijälki.
Henkilörekisterissä olevia tietoja tai sitä varten kerättyjä henkilötietoja ei luovuteta, ellei tietoja luovuteta:
1) rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn toimeksiannosta;
2) lain tai asetuksen taikka niiden nojalla annetun määräyksen mukaisesti;
3) sellaisissa olosuhteissa, joissa henkilötiedon luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana sellaisen toiminnan harjoittamiseen; luovuttamisen edellytyksenä on tällöin kuitenkin, että rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän henkilötietojen tällaisesta luovuttamisesta ja että kysymys ei ole arkaluonteista tietoa;
4) anonyymejä tietoja tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista, ellei laki edellytä henkilötietojen säilyttämistä (mm. kirjanpitolaki). Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkastaa, mitä tietoja Taidemaalariliiton henkilörekistereihin on hänestä tallennettu. Tarkastusoikeus on henkilökohtainen. Tarkastuspyynnön voi tehdä sähköpostitse tai käymällä Taidemaalariliiton toimistolla. Tietojansa tarkistavan on jollain lailla vahvistettava henkilöllisyytensä, ennen kuin häntä koskevia tietoja voidaan luovuttaa. Tarkastuspyynnöt ovat maksuttomia, ellei pyynnöt ole usein toistuvia samalta henkilöltä tai ilmeisen perusteettomia.